Sehr oft werden zwischen Kunden und Dienstleistern Vertragsmuster verwendet, welche jedoch undienlich ausformuliert wurden. Dies kann zu Problemen in der Betreuung der Infrastruktur einer Firma führen. Daher ist die auf das Unternehmen angepasste Serviceleistung klar zu deklarieren.
Sie sollten nun alle Daten und Fakten genauestens eruieren und das daraus entstandene Produkt sollte zu einem Ziel führen: Den optimal für Sie zugeschnittenen IT Wartungsvertrag.
IT Wartungsvertrag Tipp 1: Definieren Sie vorab Ihre Ziele, Wünsche und Vorstellungen
Es ist von oberster Priorität, dass die genauen inhaltlichen Dienstleistungen im IT Wartungsvertrag klar definiert werden. Über folgende Fragen sollten Sie sich im Vorhinein Gedanken machen:
- Ist für mich die Instandsetzung ein Thema, oder benötige ich lediglich eine Instandhaltung der bestehenden Hardware.
- Habe ich von Fernbetreuung durch einen Servicetechniker einen Mehrwert oder benötige ich diesen direkt vor Ort.
- Habe ich in meiner Firma ebenfalls interne Servicetechniker oder werde ich komplett extern betreut.
- Wenn mein System nicht einsatzbereit ist, stehen Ersatzgeräte zur Verfügung?
IT Wartungsvertrag Tipp 2: Achten Sie auf Kleinigkeiten im IT Wartungsvertrag
Ein IT Wartungsvertrag sollte kundenfreundlich aufgesetzt werden. Dies betrifft Themen von der Vereinbarung verschiedenster Gewährleistungen bis hin zur Dauer der Betreuung einer etwaigen Kündigung des Vertrages. Ebenfalls wichtig ist eine transparente Auflistung erbrachter Leistungen um, falls erwünscht, eine Einsicht auf die Daten zu haben.
Versichern Sie sich ebenfalls, dass Ihr IT-Betreuer lizenzierte Software benutzt und diese auch dokumentieren kann. Lizenzverletzungen werden oft mit hohen Kosten bestraft, welche durchaus in den fünfstelligen Bereich gehen können.
IT Wartungsvertrag Tipp 3: Beim IT Wartungsvertrag spielt Qualität eine große Rolle
Ziehen Sie es in Erwägung einen IT Wartungsvertrag einzugehen, holen Sie sich mehrere Angebote diversester Anbieter ein! Hierbei sollten Sie auf ein gutes Preisleistungsverhältnis achten um eine effiziente Lösung für Ihre IT zu finden. Folgende Fragen sollten Sie sich stellen: Erfüllt der IT Wartungsvertrag die für mich relevanten Punkte? Wie lange bin ich vertraglich gebunden? Sind alle Leistungen soweit dokumentiert, sodass ich bei einem möglichen Ausstieg des Vertrags problemlos einen anderen Anbieter beauftragen kann?
IT Wartungsvertrag Tipp 4: Angepasste Kostenmodelle
Eine wichtige Frage welche Sie sich stellen sollten, lautet: Habe ich die Möglichkeit aus verschiedenen Optionen die optimalen Bedingungen für meinen IT Wartungsvertrag zu wählen? Suchen Sie einen Anbieter bei dem Sie aus verschiedenen Kostenmodellen wählen können, denn dies bringt im Ganzen gesehen oft eine Kostenersparnis. Vergewissern Sie sich, ob Sie alle Leistungen im ausgewählten Modell wirklich benötigen und sehen Sie sich nach für Sie besser optimierten Modellen um! Ebenfalls sollten Sie sich fragen, ob Sie eher fixe Pauschalen erbringen möchten oder doch lieber Einzelstunden und Stundenpakete finanzieren wollen.
IT Wartungsvertrag Tipp 5: Service Level Agreement (SLA)
Service Level Agreements, kurz SLAs, sind das um und auf für einen guten IT Wartungsvertrag. In dieser Vereinbarung sollten Sie klare Reaktionszeiten, Verfügbarkeiten und Beseitigungszeiten von Fehlern festlegen. Sollte es mal zu einem Problem in der Hardware kommen, so sind Sie mit guten SLAs immer abgesichert und Sie werden froh sein, wenn entstandene Zwischenfälle im Nu gelöst werden. Viele Anbieter verwenden hierfür gerne ein Ticketing System, über welches anfallende Aufträge schnell abgehandelt werden können. Jedoch sollte Ihr Anbieter ebenfalls über eine stets erreichbare Kundenhotline zur Verfügung stehen.
