In dieser Anleitung erklären wir Ihnen, warum die E-Mail-Verschlüsselung so wichtig ist. Weiters finden Sie hier wichtige Anleitungen und Videos zum Thema E-Mail verschlüsseln.
Warum ist eine E-Mail-Verschlüsselung 2018 sinnvoll?
Eine Verschlüsselung stellt sicher, dass nur der E-Mail-Empfänger die Nachricht erhält und lesen kann. Der Standard ist auch heutzutage noch der nicht verschlüsselte E-Mail-Versand.
Eine unverschlüsselte E-Mail ist vergleichbar mit einem Brief ohne Kuvert. Alle Personen, die mit bei der Zustellung dieses Briefes zu tun haben, könnten den Brief lesen. Bei den E-Mails kann es der E-Mail Provider sein (Microsoft, Google, Mail, Gmx, usw.) – aber auch Behörden oder Hacker können E-Mails beim Versand abfangen bzw. mitlesen. All dies ist mit verschlüsselten E-Mails nicht mehr möglich.
Als Unternehmen macht sich der Geschäftsführer teilweise haftbar, wenn sensible Daten über E-Mails ausgetauscht werden und diese nicht verschlüsselt sind.
Wie kann ich E-Mails verschlüsselt versenden?
Dazu benötigen wir zwei Voraussetzungen, nämlich ein Zertifikat und ein Programm, das E-Mails verschlüsselt.
Es gibt für jedes Betriebssystem und Gerät eigene Lösungen. Im Businessbereich würde ich Ihnen empfehlen, mit Ihrem IT-Betreuer Kontakt aufzunehmen und dieses Thema zu besprechen. Gerne stehen wir von Dextra-Data Ihnen dabei beratend oder bei der Umsetzung zur Verfügung.
Für den Privatbereich oder um es einfach einmal auszuprobieren, hier eine Sammlung der wichtigsten Anleitungen:
Outlook 2016 E-Mail verschlüsseln: https://www.rz.uni-osnabrueck.de/Dienste/Mailing/E-Mail/Sicherheit/sicher_outlook2016.htm
E-Mails auf Smartphone, iPhone und iPad verschlüsseln: https://praxistipps.chip.de/e-mails-auf-dem-smartphone-verschluesseln-so-gehts_12426
E-Mail-Archive verschlüsseln lassen
Besitzen Sie in Ihrem Unternehmen auch E-Mail-Archive? Diese Archive sollten verschlüsselt werden. In Outlook wird oft und gerne die PST-Datei eingesetzt. Also eine lokale Sicherung der E-Mails in Form einer Datei. Diese Datei sollte mit einem Kennwort geschützt werden. Hier kommen Sie zur Microsoft-Anleitung zur Verschlüsselung einer PST-Datei
Microsoft Exchange Server bieten auch eine sichere Archivierung der E-Mails zentral auf dem Server an. Dieser Service heißt Exchange Online-Archivierung. Eine Verschlüsselung ist bei dieser zentralen Lösung nicht mehr notwendig.
E-Mails verschlüsseln auf dem Computer
Die Verschlüsselung der E-Mails bezieht sich primär auf den Versand von E-Mails – nicht um die Speicherung von erhaltenen E-Mails. Haben Sie Outlook auf Ihrem Notebook installiert, dann liegen diese E-Mails auf der Festplatte des Notebooks. Kommt Ihr Notebook durch Diebstahl oder Verlust abhanden, kann der Entwender oder Finder die Festplatte ausbauen und hat Zugriff auf alle abgelegten Dateien. So auch auf Ihre E-Mail-Daten.
Deswegen empfiehlt es sich, die Festplatten der Notebooks zu verschlüsseln. Eine verschlüsselte Festplatte kann von einer fremden Person nicht ausgelesen werden.
Wir raten vor allem Unternehmen dazu, alle Geräte der Mitarbeiter zu verschlüsseln. Sind Kundendaten in E-Mails oder in Form von Dateien auf den Geräten abgelegt und kommt ein Gerät abhanden, sind sensible Kundendaten in fremden Händen.
Festplatte am Apple Mac verschlüsseln:
- Öffnen Sie dazu die Einstellungen/Sicherheit/FileVault
- Drücken Sie auf das Schloss, um Änderungen durchzuführen
- Drücken Sie „FileVault aktivieren“
Festplatte mit Windows 10 verschlüsseln:
Bei Windows 10 wird bereits ein Tool namens „BitLocker“ für die Verschlüsselung zur Verfügung gestellt.
- Suche in der Taskleiste nach „Bitlocker“
- Wähle „Bitlocker verwalten“
- Festplatte, die verschlüsselt werden soll, auswählen und Bitlocker aktivieren“ klicken.
